ERP – eli toiminnanohjausjärjestelmä. Mihin sitä tarvitaan? Lue 6 syytä, miksi yrityksesi kannattaa hankkia ERP jo tänä vuonna.

Toiminnanohjausjärjestelmä ohjaa koko yrityksen toimintaa, nimensä mukaisesti. Nykyaikainen ERP-järjestelmä helpottaa yrittäjän ja yrityksen arkea. Toiminnanohjausjärjestelmällä hallitaan yhden järjestelmän avulla esimerkiksi tilauksia, tuntikirjauksia, projekteja, varastoja, myyntejä ja ostoja. Samalla se on koko yrityksen yhteinen tiedonhallintajärjestelmä, joka tuo yrityksen raportoinnin ja analytiikan uudelle tasolle.

Toiminnanohjausjärjestelmällä ei siis tarkoiteta pelkästään laskutusjärjestelmää, vaan toiminnanohjausjärjestelmä on kokonaisvaltainen suunnittelun, prosessien, resurssien käytön ja tiedonhallinnan työkalu. 

 

1. Oikea-aikainen raportointi ja analytiikka

Keskeisimpiä syitä ERP:n hankintaan on laadukas raportointi ja analytiikan kehittäminen. ERP:n avulla raportoinnista tulee oikea-aikaista. Pelkkä kirjanpidon talousraportti ei kerro syitä siihen, mikä toimii ja mikä ei. Lisäksi perinteinen kuukauden odottelu on raportoinnissa pitkä aika, sillä päätösten teko voi olla jo myöhäistä.

Liiketoimintadataan perustuva raportointi yhdistettynä taloudelliseen informaatioon antaa merkittävästi syvempää tietoa liiketoiminnan johtamiseen kuin perinteinen kirjanpidon talousraportointi. Liiketoiminnan dataan perustuva reaaliajassa päivittyvä raportointi tuo esiin ilmiöt ja syy-seuraussuhteet numeroiden takaa: tiedät esimerkiksi, mistä syistä negatiivinen tai positiivinen kassavirta todella johtuu tai mitkä tekijät myyntiprosessissa ovat kannattavia tai kannattamattomia. Saat selville, mitkä tekijät vaikuttavat asiakaspoistumaan, joten pystyt toimimaan ennen asiakkaan irtisanoutumista. Ilman tehokasta toiminnanohjauksen- ja tiedonhallinnan järjestelmää tämä ei olisi mahdollista.

 

2. Tehokkuus ja tuottavuus lisääntyy

ERP lisää tehokkuutta ja tuottavuutta erityisesti automaation kautta. Aiemmin manuaalisesti suoritetut työvaiheet, joihin on kulunut useita tunteja työntekijöiden aikaa, voidaan toiminnanohjausjärjestelmän avulla hoitaa täysin automaattisesti ja digitaalisesti. Esimerkiksi koko tilaus-toimitus-laskutusketju voidaan automatisoida: tilauksen jälkeen lasku lähtee automaattisesti suoraan asiakkaalle. Näin kallisarvoisia resursseja säästyy ja niitä voidaan käyttää tehokkaammin. ERP-järjestelmän edistyneen analytiikan avulla on kätevä selvittää, mitkä liiketoiminnan prosessit vaativat kehittämistä ja mitkä tuotteet eivät ole tuottavia.

3. Tyytyväisemmät asiakkaat

Asiakkuuksien hallinnan merkitys kasvaa jatkuvasti ja asiakkaiden vaatimukset ja odotukset ovat kasvaneet digitalisaation myötä. Liiketoiminnassa menestymisen tärkein elementti on syvällinen ymmärrys asiakkaista. ERP-järjestelmän avulla asiakkuuksien hallintaa on helppo kehittää: järjestelmän avulla asiakkaiden segmentointi ja asiakassuhteen kehittäminen on helpompaa, lisäksi voit helposti seurata esimerkiksi asiakkaan käyttö-, tilaus- ja laskutushistoriaa, jotta pystyt paremmin kohdentamaan asiakkaitasi kiinnostavia palveluitasi.

Yrityksesi pystyy näkemään asiakkuutenne aiempaa laajemmassa mittakaavassa – ja samalla ymmärtämään asiakkaiden tarpeita paremmin.

Kun asiakasprosessit ovat selvillä, on esimerkiksi myynnin kehittäminen helpompaa. Koska ERP:n avulla yritys pystyy vähentämään manuaaliseen työhön kuluvaa aikaa, jää tällöin resursseja käytettäväksi enemmän myös asiakastyöhön.

Tärkeä syy hankkia ERP on myös asiakastyytyväisyyden lisääminen. ERP tuo esimerkiksi varastonhallintaan kaivattua tehokkuutta. ERP:n avulla tiedät, mitä tuotteita on varastossa ja mitkä tuotteet ovat valmiina lähtemään asiakkaille. Näet, mitkä tuotteet liikkuvat nopeimmin ja ovat siten kysytyimpiä. Ja mitkä tuotteet taas jäävät hyllyyn makaamaan pitkiksi ajoiksi. Reaaliaikainen näkymä varaston tietoihin auttaa optimoimaan varastotasot ja tekemään parempia päätöksiä. Näin myös asiakkaat kiittävät, kun tilaukset saapuvat ajallaan.

4. Helpottaa yrittäjän ja yrityksen arkea

Käytät aikasi ja resurssisi tehokkaammin. Tuntuuko, että suuri osa ajastasi kuluu hallinnolliseen työhön, etkä ehdi keskittymään siihen, mikä olisi ajankäytöllisesti järkevintä? Kun on päätöksenteon aika, viekö tiedon etsiminen paljon aikaa? On iso riski, jos kaikki tieto yrityksessä henkilöityy. Kun käytössäsi on ERP-järjestelmä, prosessit sujuvat kuin itsestään ja informaatiokatkosten määrä vähenee.

Nykyaikaiset ERP-järjestelmät ovat pilvipalveluita, minkä ansiosta järjestelmä ei ole paikkaan sidottu. Pystyt työskentelemään etänä, ja voit olla varma tietojen oikeellisuudesta. Pääset eroon ikävistä paperitöistä. Enää ei tarvitse huolestua, että tärkeä paperi on hävinnyt. Kaikki löytyy kätevästi suoraan järjestelmästä, ja pystyt tarkastelemaan yrityksen tietoja vaikka suoraan puhelimellasi.

5. Vähemmän riskejä, virheitä ja päällekkäistä työtä

ERP:n ollessa käytössä sinun ei tarvitse syöttää dataa järjestelmään kuin kerran – parhaassa tapauksessa ei kertaakaan. Toimiva järjestelmä tuo myös kaivattua turvallisuutta tietojen käsittelyyn. Jos tieto on hajallaan useassa paikassa, tai paperilla, on riski, että tieto joutuu vääriin käsiin tai että tieto muuttuu. Aina on myös se riski, että tietoja häviää. ERP-järjestelmässä kaikki tiedot ovat varmassa tallessa.

6. Lisää yrityksen arvoa

Oletko myymässä yritystä, onko sukupolvenvaihdos tulossa tai etsitkö sijoittajia? Yrityksen nykytilan määritys on helpompaa, kun yrityksen taustalla on toimiva järjestelmä. Yrityksen taloudellinen ja toiminnallinen tila on helpompi saada selville, kun kaikki yrityksessä oleva tieto on helposti hyödynnettävissä ja dokumentoitu sekä toiminta on läpinäkyvää. Täten myös yrityksen myynti tai mahdollinen sukupolvenvaihdos helpottuu. Kun tieto ja prosessit eivät ole vain hujan hajan Exceleissä ja sekalaisissa järjestelmissä, uusi omistaja pääsee heti hyödyntämään yritykseen kertynyttä tietoa ja osaamista. Myös potentiaalisten sijoittajien silmissä yrityksestä tulee kertaheitolla houkuttelevampi sijoituskohde.

Hyödyt nopeasti käyttöön

Yhä useampi pk-yritys päätyy hankkimaan ERP-järjestelmän siinä vaiheessa, kun hallinnollinen taakka alkaa käydä ylivoimaiseksi ja kun huomataan, että resursseja käytetään liiketoiminnan prosesseihin liikaa. Lisäksi yrityksen raportointia tulisi kehittää. Mikä sitten olisi sopiva ERP-järjestelmä?

Redocapin Redoflow on pk-yrityksille kehitetty ratkaisu, joka mahdollistaa Microsoft Dynamics 365 Business Centralin nopean ja onnistuneen käyttöönoton. Dynamics Business Central on erityisesti pk-yritysten suosiossa oleva muunneltava ja käyttäjäystävällinen ERP-alusta, jolla on maailmassa lähes 3 miljoonaa käyttäjää yli 150 maassa. Redoflowssa yhdistyy uuden ajan analytiikka ja pilvipohjainen ERP.  

Redoflowlla saat ERP:n tuomat hyödyt nopeasti käyttöösi, sillä esimerkiksi tilaus-toimitus-laskutusketju on käytettävissäsi jo kahden päivän päästä tilauksesta!

Pilvipohjaisuus ja Microsoftin mobiilisovellukset tekevät järjestelmän käytöstä vaivatonta. Redoflow Kasvutili taas mahdollistaa kustannustehokkaan käyttöönottoprojektin, sillä järjestelmän saat hankittua meiltä edullisella kuukausimaksulla – alkaen vain 171 eurolla kuukaudessa. Näin investointi maksaa itsensä nopeasti takaisin, eikä se rasita käyttöpääomaasi.  

Kiinnostuitko? Voit ottaa meihin yhteyttä alla olevalla lomakkeella.

10 + 3 =