Mikä ERP, mikä toiminnanohjausjärjestelmä?
Lyhenne ERP saadaan sanoista Enterprise Resource Planning, joka suomennettuna kääntyy muotoon toiminnanohjausjärjestelmä. Kyseessä on ohjelmisto, jonka avulla on mahdollista hallita useita yrityksen toimintoja, kuten taloushallintoa, logistiikkaa, kaupankäyntiä, raportointia, tuotantoprosesseja ja henkilöstöhallintoa.
Milloin ERP kannattaa hankkia?
ERP-järjestelmä on hyödyllinen hankinta erityisesti silloin, kun tapahtuu kasvu yhden miehen yrityksestä useamman henkilön työllistäväksi jatkuvaksi toiminnaksi. Tiedon säilöminen muistin varassa, erillisissä järjestelmissä tai henkilökohtaisten salasanojen takana, omilla tietokoneilla ja muilla laitteilla voi olla riskialtista.
Asianmukaiseen, pilvipohjaiseen järjestelmään säilöttynä tieto sen sijaan on aina koko tiimin saatavilla, säilyy turvallisesti, sekä vältytään mahdollisilta tietokatkoksilta. Myös järjestelmän sisäiset automaatiot on luotu helpottamaan työtaakkaa – nopeus esimerkiksi palkanmaksujen, laskutusten sekä muun rutiininomaisen työn osalla osoittautuu valtiksi – järjestelmä säästää selvää työaikaa yrittäjän arjesta.
Miksi ERP on parempi kuin perinteiset järjestelmät?
- Järjestelmän uusiminen tulee vastaan ennemmin tai myöhemmin. Paikalliset ohjelmistot eivät pysty vastaamaan nykyajan vaatimuksiin, tai voivat hidastaa työskentelyä merkittävästi.
- Jos ohjelmisto ei ole suunniteltu kasvun tueksi, voivat sen asettamat rajoitteet toimia jopa esteenä kasvulle, tai siitä saatavia tietoja on haastavaa hyödyntää tiedolla johtamisen tukena. Moderni järjestelmä koostaa hyödylliset raportit tarpeen mukaan.
- Käytössä on useita erillisiä järjestelmiä, jotka eivät keskustele keskenään ja niiden yhdistäminen olisi kohtuuttoman suuren työn takana. ERP-järjestelmässä kaikki järjestelmään syötetty tieto liikkuu mutkitta eri osastojen ja toimintojen välillä reaaliajassa.
- Henkilöstö ja asiakkaat liikkuvat, mutta nykyinen järjestelmä ei. Pilvessä järjestelmä kulkee aina mukanasi. Näin vastaat asiakkaiden tarpeisiin jouhevasti ja myös työntekijät säästyvät harmailta hiuksilta.
Ammattilainen apunasi
Yleinen harhaluulo on, että toiminnanohjausjärjestelmän hankintaprosessi on äärimmäisen työläs, hintava tai niiden hankkiminen on mahdollista vain suurille yrityksille. Näin ei kuitenkaan ole enää vuonna 2022. Markkinoilta löytyy useita erilaisiin tarpeisiin sopivia toiminnanohjausjärjestelmiä. Tärkeää on valita järjestelmä, jonka pystyy optimoimaan yrityksen tarpeisiin sopivaan käyttöön. Näin järjestelmä säilyy käytettävyydeltään hyvänä, etkä maksa turhasta.
Käyttöönotto hoituu ammattilaisen avustamana käden käänteessä. Käyttötuki takaa, että ominaisuudet otetaan hyötykäyttöön parhaalla mahdollisella tavalla, ja järjestelmän tuottamaa analytiikka tulkitaan oikein, yrityksen toimialaan ja toimintaympäristön tilanteeseen soveltaen.