Tiesitkö, että keskiverto toimistotyöntekijä käyttää jopa 2,5 tuntia päivässä tietojen manuaaliseen käsittelyyn? Tämä tarkoittaa yli 12 tuntia viikossa ja 50 tuntia kuukaudessa – käytännössä kokonaista työviikkoa joka kuukausi. Manuaalinen tiedonkeruu ja -siirto vievät aikaa ydintoiminnoilta ja aiheuttavat merkittäviä tehokkuustappioita. Useimmissa yrityksissä tämä tosiasia on tiedossa, mutta harva on laskenut todellisia kustannuksia. Olemme tehneet laskelmat puolestasi ja tässä artikkelissa paljastamme, paljonko aikaa ja rahaa yrityksesi voi säästää automatisoimalla tiedonkeruun ja -siirron prosessit.
Manuaalisen tiedonkeruun todelliset kustannukset
Kun työntekijät syöttävät tietoja käsin järjestelmästä toiseen, kuluu arvokasta työaikaa hukkaan. Tietojen kopiointi Excel-taulukoista toiminnanohjausjärjestelmään, tilausten manuaalinen käsittely ja raporttien laatiminen käsin ovat esimerkkejä toiminnoista, jotka vievät kohtuuttomasti aikaa ja altistavat virheille.
Tyypillisessä 20 hengen yrityksessä, jossa viisi työntekijää käsittelee päivittäin tietoja, kuluu viikossa yhteensä noin 60 tuntia pelkästään tietojen manuaaliseen siirtämiseen. Tämä tarkoittaa vähintään 1,5 henkilötyövuotta, jonka kustannus on vuositasolla 60 000-75 000 euroa. Summaan tulee lisätä vielä virheiden korjaamiseen kuluva aika, joka on keskimäärin 20% manuaalisesti käsitellyistä tiedoista.
Manuaaliseen tiedonkäsittelyyn liittyy myös merkittävä virheellisen tiedon riski. Näppäilyvirheet, tietojen puuttuminen ja väärään paikkaan syötetyt tiedot johtavat vääriin liiketoimintapäätöksiin ja pahimmillaan asiakas- tai toimittajasuhteiden vaarantumiseen.
Paljonko aikaa säästyy automatisoinnilla?
Automatisointi muuttaa tiedonkeruun ja -siirron prosessit täysin. Kun tiedot liikkuvat automaattisesti järjestelmien välillä, manuaalisen työn tarve vähenee merkittävästi tai poistuu kokonaan. Kokemuksemme mukaan pk-yritykset, jotka ottavat käyttöön tiedonsiirron automatisoinnin, säästävät keskimäärin 70-90% aiemmin tiedonsiirtoon kuluneesta ajasta.
50 hengen yrityksessä, jossa 10 työntekijää käyttää säännöllisesti aikaa tietojen käsittelyyn, voidaan automatisoinnilla säästää vuositasolla jopa 3 henkilötyövuotta. Tämä tarkoittaa 120 000-150 000 euron suoraa säästöä vuodessa.
Pienemmässä, 10 hengen yrityksessä, jossa 3 henkilöä käsittelee tietoja, säästö on tyypillisesti 0,8 henkilötyövuotta, mikä tarkoittaa 32 000-40 000 euron vuosittaista säästöä. Samalla inhimillisten virheiden määrä vähenee lähes nollaan, mikä parantaa tiedon luotettavuutta ja päätöksenteon laatua.
Mitä automatisoitu tiedonsiirto mahdollistaa?
Tiedonsiirron automatisointi vapauttaa työntekijöiden aikaa tuottavampiin tehtäviin. Kun rutiinityöt poistuvat, henkilöstö voi keskittyä ydintoimintoihin, asiakaspalveluun ja liiketoiminnan kehittämiseen. Tämä näkyy suoraan parempana asiakaskokemuksena ja tehokkaampana liiketoiminnan johtamisena.
Automaatio mahdollistaa myös reaaliaikaisen tiedon saatavuuden, mikä tehostaa päätöksentekoa kaikilla organisaation tasoilla. Yrityksen johto näkee ajantasaiset liiketoiminnan tunnusluvut, myynti pääsee käsiksi asiakastietoihin välittömästi ja tuotanto voi optimoida toimintaansa todellisen kysynnän mukaan.
Testaa nyt, paljonko yrityksesi voisi säästää automatisoimalla tiedonkeruun ja -siirron prosessit. Maksuton testimme antaa sinulle konkreettisen käsityksen säästöpotentiaalista juuri sinun yrityksessäsi.
Integraatioiden merkitys pk-yrityksille
Järjestelmäintegraatiot ovat nykyään teknisesti ja taloudellisesti mahdollisia myös pk-yrityksille. Moderni pilvipalveluihin perustuva arkkitehtuuri ja rajapinnat mahdollistavat eri järjestelmien saumattoman yhteistoiminnan ilman massiivisia IT-investointeja.
Microsoft Dynamics 365 Business Central toimii erinomaisena keskiönä, johon voidaan integroida kaikki yrityksen tarvitsemat järjestelmät. Verkkokauppa, CRM, tuotannonohjaus, työajanseuranta ja muut erikoisjärjestelmät voidaan liittää tähän yhteen tietovarastoon, jolloin tieto kulkee automaattisesti järjestelmästä toiseen.
Integraatioiden avulla pk-yritys saa käyttöönsä suuryritystason toiminnallisuudet ilman vastaavia kustannuksia. Tämä parantaa kilpailukykyä ja mahdollistaa liiketoiminnan skaalaamisen ilman henkilöstömäärän vastaavaa kasvua.
Näin aloitat tiedonkeruun automatisoinnin
Tiedonkeruun ja -siirron automatisointi kannattaa aloittaa kartoittamalla nykyiset manuaaliset prosessit ja tunnistamalla niistä eniten aikaa vievät. Usein jo pelkkä manuaalisen työn määrän mittaaminen avaa silmät automatisoinnin tarpeelle.
Seuraavaksi kannattaa valita kumppani, jolla on kokemusta vastaavista projekteista ja kokonaisvaltainen näkemys liiketoimintaprosessien kehittämisestä. Redoflow-ratkaisu on konsepti, joka mahdollistaa Microsoft Dynamics 365 Business Central -järjestelmän nopean käyttöönoton ilman pitkiä projekteja ja yllätyskustannuksia.
Business Central tarjoaa valmiit rajapinnat yleisimpiin järjestelmiin ja Redocapin asiantuntijat toteuttavat tarvittavat integraatiot tehokkaasti. Automatisoinnin tulokset näkyvät välittömästi parantuneena tehokkuutena ja tiedon laadun paranemisena.
Älä jää jälkeen kilpailijoista. Testaa, miten Business Central voisi auttaa yritystäsi kehittymään. Aloita testi!