Digitalisaation aikakaudella yrityksen päivittäiset toiminnot ovat usein hajautuneet lukuisiin eri järjestelmiin. Taloushallinto, asiakkuudenhallinta, henkilöstöhallinto, varastonhallinta, laskutus – jokainen omassa siilossaan. Yritysjohtajat ja päättäjät joutuvat pahimmillaan käyttämään jopa kymmeniä eri sovelluksia ja järjestelmiä päivittäin saadakseen kokonaiskuvan liiketoiminnastaan. Tämä pirstaleisuus ei ainoastaan hidasta työskentelyä, vaan myös lisää kustannuksia ja virheriskiä. Entä jos kaikki toiminnot yhdistyisivät saumattomasti yhteen näkymään? Kartoitetaan, miten järjestelmien yhdistäminen käytännössä toteutetaan ja miksi se on nykyaikaisen liiketoiminnan kulmakivi.
Järjestelmäviidakko hidastaa liiketoimintaasi
Kuvittele tavallinen työpäivä: kirjaudut ensiksi sähköpostiin, sitten asiakkuudenhallintajärjestelmään tarkistaaksesi myynnin tilanteen, seuraavaksi taloushallinnon järjestelmään silmäilläksesi kassavirtaa, sitten varastonhallintaan, projektinhallintaan, työajanseurantaan… lista jatkuu. Jokainen järjestelmä vaatii oman kirjautumisensa, käyttöliittymänsä opettelun ja tietojen manuaalista siirtoa järjestelmästä toiseen.
Tämä digitaalinen pirstaleisuus aiheuttaa merkittäviä ongelmia. Kun tiedot ovat hajallaan useissa järjestelmissä, kokonaiskuvan muodostaminen liiketoiminnasta vaikeutuu. Päätöksenteko hidastuu, koska tarvittavien tietojen kokoaminen vie aikaa. Lisäksi manuaalinen tiedonsiirto järjestelmien välillä kasvattaa virheiden riskiä.
Tunnista käyttämäsi järjestelmät ja niiden päällekkäisyydet
Ensimmäinen askel kohti tehokkaampaa järjestelmäkokonaisuutta on nykytilanteen kartoitus. Listaa kaikki yrityksessäsi käytössä olevat järjestelmät ja sovellukset. Määrittele kunkin järjestelmän käyttötarkoitus, käyttäjät sekä järjestelmässä käsiteltävät tiedot. Järjestelmäkartoitus paljastaa nopeasti, missä esiintyy päällekkäisyyksiä ja tiedonsiirron pullonkauloja.
Järjestelmäkartoituksen yhteydessä on hyödyllistä arvioida myös kunkin järjestelmän kustannukset, mukaan lukien lisenssimaksut, ylläpitokustannukset ja käyttäjien koulutukseen kuluva aika. Näin saat kokonaiskuvan siitä, kuinka suuri taloudellinen rasite hajanaiset järjestelmät todella ovat. Kiinnitä erityistä huomiota järjestelmiin, joissa käsitellään samoja tietoja tai joiden välillä tietoa joudutaan siirtämään manuaalisesti.
Miten yhtenäinen järjestelmä säästää aikaa ja kustannuksia?
Yhtenäinen toiminnanohjausjärjestelmä poistaa tarpeen manuaaliselle tiedonsiirrolle järjestelmien välillä. Tieto syötetään järjestelmään vain kerran, minkä jälkeen se on välittömästi saatavilla kaikissa järjestelmän osissa. Tämä eliminoi toistuvat työvaiheet ja vapauttaa työaikaa tuottavampiin tehtäviin.
Yhtenäinen järjestelmä vähentää myös virheiden määrää. Kun tietoa ei tarvitse syöttää useaan kertaan, inhimillisten virheiden riski pienenee merkittävästi. Lisäksi päätöksenteko nopeutuu, kun kaikki tarvittava tieto on saatavilla yhdestä paikasta reaaliaikaisesti. Kokonaiskustannukset alenevat, kun ylläpidettävien järjestelmien määrä vähenee ja työaikaa vapautuu tuottavampaan työhön.
Haluatko tietää, kuinka paljon yrityksesi voisi hyötyä järjestelmien yhdistämisestä? Tee maksuton testi ja selvitä, mitä yhtenäinen järjestelmä tarkoittaisi juuri sinun yrityksellesi.
Business Central: kaikki toiminnot yhdessä näkymässä
Microsoft Dynamics 365 Business Central on modernin pk-yrityksen toiminnanohjausjärjestelmä, joka yhdistää kaikki liiketoiminnan ydintoiminnot saman katon alle. Järjestelmä integroi saumattomasti taloushallinnon, myynnin, asiakkuudenhallinnan, hankinnan, varastonhallinnan, projektinhallinnan ja tuotannon toiminnot. Kaikki tieto on saatavilla yhdessä näkymässä ilman tarvetta siirtyä järjestelmästä toiseen.
Business Central skaalautuu yrityksesi tarpeiden mukaan. Pk-yritys voi aloittaa perusominaisuuksilla ja laajentaa järjestelmää liiketoiminnan kasvaessa. Järjestelmä tarjoaa myös laajat integraatiomahdollisuudet muihin Microsoft-tuotteisiin, kuten Office 365:een ja Power BI:hin, mikä mahdollistaa saumattoman työskentelyn tuttujen työkalujen parissa.
Tekoälyn hyödyntäminen liiketoimintaprosesseissa
Modernit toiminnanohjausjärjestelmät, kuten Business Central, hyödyntävät tekoälyä automatisoimaan rutiinitehtäviä ja tehostamaan päätöksentekoa. Tekoäly analysoi järjestelmään kertyvää dataa ja tunnistaa trendejä, joita ihmissilmä ei välttämättä havaitsisi. Se ennustaa myyntikehitystä, optimoi varastotasoja ja tunnistaa mahdollisia riskejä ennen kuin ne realisoituvat.
Business Central hyödyntää Microsoftin tekoälyteknologiaa tarjotakseen ennustavaa analytiikkaa ja automatisoidakseen toistuvia tehtäviä. Järjestelmä oppii yrityksesi toimintatavoista ja mukautuu niihin, tehden toiminnasta entistä sujuvampaa ajan myötä. Tekoälyavusteiset ominaisuudet auttavat esimerkiksi ennustamaan kassavirtaa, tunnistamaan parhaita myyntimahdollisuuksia ja optimoimaan toimitusketjua.
Nopea ja kustannustehokas käyttöönotto Redoflow-ratkaisulla
Perinteiset toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönottoprojektit ovat tunnettuja venymisestään niin aikataulun kuin budjetinkin osalta. Redoflow-ratkaisu muuttaa tämän tarjoamalla nopean ja ennustettavan tavan ottaa Business Central käyttöön. Modulaarinen lähestymistapa mahdollistaa järjestelmän käyttöönoton vaiheittain, mikä pienentää riskejä ja nopeuttaa hyötyjen realisoitumista.
Redoflow-ratkaisu tarjoaa valmiit, toimialariippumattomat prosessit, jotka perustuvat parhaisiin käytäntöihin. Näin käyttöönotto nopeutuu merkittävästi verrattuna perinteisiin projekteihin, jotka räätälöidään alusta alkaen. Redoflow ei ole järjestelmä itsessään, vaan konsepti, joka hyödyntää Business Centralin ominaisuuksia optimaalisella tavalla ja täydentää niitä tarvittavilta osin.