ERP-järjestelmä eli toiminnanohjausjärjestelmä. Mihin sitä tarvitaan? Lue 6 syytä, miksi yrityksesi kannattaa hankkia ERP jo tänä vuonna.
Toiminnanohjausjärjestelmä ohjaa koko yrityksen toimintaa, nimensä mukaisesti. Nykyaikainen ERP-järjestelmä helpottaa yrittäjän ja yrityksen arkea. Toiminnanohjausjärjestelmällä hallitaan yhden järjestelmän avulla esimerkiksi tilauksia, tuntikirjauksia, projekteja, varastoja, myyntejä ja ostoja. Samalla se on koko yrityksen yhteinen tiedonhallintajärjestelmä, joka tuo yrityksen raportoinnin ja analytiikan uudelle tasolle.
Toiminnanohjausjärjestelmällä ei siis tarkoiteta pelkästään laskutusjärjestelmää, vaan toiminnanohjausjärjestelmä on kokonaisvaltainen suunnittelun, prosessien, resurssien käytön ja tiedonhallinnan työkalu.
1. Oikea-aikainen raportointi ja analytiikka
Keskeisimpiä syitä ERP:n hankintaan on laadukas raportointi ja analytiikan kehittäminen. ERP:n avulla raportoinnista tulee oikea-aikaista. Pelkkä kirjanpidon talousraportti ei kerro syitä siihen, mikä toimii ja mikä ei. Lisäksi perinteinen kuukauden odottelu on raportoinnissa pitkä aika, sillä kuukauden kuluttua päätösten teko voi olla jo myöhäistä.
Liiketoimintadataan perustuva raportointi yhdistettynä taloudelliseen informaatioon antaa merkittävästi syvempää tietoa liiketoiminnan johtamiseen kuin perinteinen kirjanpidon talousraportointi. Liiketoiminnan dataan perustuva reaaliajassa päivittyvä raportointi tuo esiin ilmiöt ja syy-seuraussuhteet numeroiden takaa: tiedät esimerkiksi, mistä syistä negatiivinen tai positiivinen kassavirta todella johtuu tai mitkä tekijät myyntiprosessissa ovat kannattavia tai kannattamattomia. Saat selville, mitkä tekijät vaikuttavat asiakaspoistumaan, joten pystyt toimimaan ennen asiakkaan irtisanoutumista. Ilman tehokasta toiminnanohjauksen- ja tiedonhallinnan järjestelmää tämä ei olisi mahdollista.
2. Tehokkuus ja tuottavuus lisääntyvät
ERP lisää tehokkuutta ja tuottavuutta erityisesti automaation kautta. Aiemmin manuaalisesti suoritetut työvaiheet, joihin on kulunut useita tunteja työntekijöiden aikaa, voidaan toiminnanohjausjärjestelmän avulla hoitaa täysin automaattisesti ja digitaalisesti. Esimerkiksi koko tilaus-toimitus-laskutusketju voidaan automatisoida: tilauksen jälkeen lasku lähtee automaattisesti suoraan asiakkaalle. Näin kallisarvoisia resursseja säästyy ja niitä voidaan käyttää tehokkaammin. ERP-järjestelmän edistyneen analytiikan avulla on kätevä selvittää, mitkä liiketoiminnan prosessit vaativat kehittämistä ja mitkä tuotteet eivät ole tuottavia.
3. Sujuvampi asiakassuhteiden hallinta ja tyytyväisemmät asiakkaat
Asiakkuuksien hallinnan merkitys kasvaa jatkuvasti ja asiakkaiden vaatimukset ja odotukset ovat kasvaneet digitalisaation myötä. Liiketoiminnassa menestymisen tärkein elementti on syvällinen ymmärrys asiakkaista. ERP-järjestelmän avulla asiakkuuksien hallintaa on helppo kehittää: järjestelmän avulla asiakkaiden segmentointi ja asiakassuhteen kehittäminen on helpompaa, lisäksi voit helposti seurata esimerkiksi asiakkaan käyttö-, tilaus- ja laskutushistoriaa, jotta pystyt paremmin kohdentamaan asiakkaillesi heitä kiinnostavia palveluita.
Näet asiakkuudet aiempaa laajemmassa mittakaavassa – samalla ymmärtäen asiakkaiden tarpeita paremmin.
Kun asiakasprosessit ovat selvillä, on esimerkiksi myynnin kehittäminen helpompaa. Koska ERP mahdollistaa manuaaliseen työhön kuluvan ajan minimoimisen, sinulle jää enemmän resursseja asiakastyöhön käytettäväksi.
Tärkeä syy hankkia ERP on myös asiakastyytyväisyyden lisääminen. ERP tuo esimerkiksi varastonhallintaan kaivattua tehokkuutta. ERP:n avulla tiedät, mitä tuotteita on varastossa ja mitkä tuotteet ovat valmiina lähtemään asiakkaille. Näet, mitkä tuotteet liikkuvat nopeimmin ja ovat siten kysytyimpiä. Ja mitkä tuotteet taas jäävät hyllyyn makaamaan pitkiksi ajoiksi. Reaaliaikainen näkymä varaston tietoihin auttaa optimoimaan varastotasot ja tekemään parempia päätöksiä. Näin myös asiakkaat kiittävät, kun tilaukset saapuvat ajallaan.
4. Ajankäyttö ja resurssien hallinta helpottuvat
Käytät aikasi ja resurssisi tehokkaammin. Tuntuuko, että suuri osa ajastasi kuluu hallinnolliseen työhön, etkä ehdi keskittymään siihen, mikä olisi ajankäytöllisesti järkevintä? Kun on päätöksenteon aika, viekö tiedon etsiminen paljon aikaa? On iso riski, jos kaikki tieto yrityksessä henkilöityy ja on vain yhden henkilön hallussa. Kun käytössäsi on ERP-järjestelmä, prosessit sujuvat kuin itsestään ja informaatiokatkosten määrä vähenee.
Nykyaikaiset ERP-järjestelmät ovat pilvipalveluita, minkä ansiosta järjestelmä ei ole paikkaan sidottu. Pystyt työskentelemään etänä, ja voit olla varma tietojen oikeellisuudesta. Pääset eroon ikävistä paperitöistä. Enää ei tarvitse huolestua, että tärkeä paperi on hävinnyt. Kaikki löytyy kätevästi suoraan järjestelmästä, ja pystyt tarkastelemaan yrityksesi tietoja vaikka suoraan puhelimellasi.
5. Vähemmän riskejä, virheitä ja päällekkäistä työtä
ERP:n ollessa käytössä sinun ei tarvitse syöttää dataa järjestelmään kuin kerran – parhaassa tapauksessa ei kertaakaan. Näin riski näppäilyvirheisiin laskee, kun tietoja ei tarvitse syöttää manuaalisesti. Toimiva järjestelmä tuo myös kaivattua turvallisuutta tietojen käsittelyyn. Jos tieto on hajallaan useassa paikassa, tai paperilla, on riski, että tieto joutuu vääriin käsiin tai että tieto muuttuu. Aina on myös se riski, että tietoja häviää. ERP-järjestelmässä kaikki tiedot ovat varmassa tallessa.
6. Lisää arvoa yritykselle
Oletko myymässä yritystä, onko sukupolvenvaihdos tulossa tai etsitkö sijoittajia? Yrityksen nykytilan määritys on helpompaa, kun yrityksellä on käytössään toimiva järjestelmä. Yrityksen taloudellinen ja toiminnallinen tila on helpompi saada selville, kun kaikki yrityksessä oleva tieto on helposti hyödynnettävissä ja dokumentoitu sekä toiminta on läpinäkyvää. Täten myös yrityksen myynti tai mahdollinen sukupolvenvaihdos helpottuu. Kun tieto ja prosessit eivät ole vain hujan hajan Exceleissä ja sekalaisissa järjestelmissä, uusi omistaja pääsee heti hyödyntämään yritykseen kertynyttä tietoa ja osaamista. Myös potentiaalisten sijoittajien silmissä yrityksestä tulee kertaheitolla houkuttelevampi sijoituskohde, kun kaikki tieto on järjestyksessä ja helposti esitettävissä.
Mitä ERP-järjestelmän valinnassa kannattaa huomioida?
On ensiarvoisen tärkeää, että ERP-järjestelmä on skaalautuva; kun yrityksesi kasvaa, myös ohjelmiston kapasiteettia saa lisättyä ja siihen saa yhdistettyä tarvittavia lisäominaisuuksia. Integroitavuus muiden käytössä olevien järjestelmien kanssa tehostaa työskentelyä, sillä kun järjestelmät on integroitu toisiinsa, tieto kulkee järjestelmien välillä saumattomasti eikä tietoa tarvitse siirtää manuaalisesti. Tällöin myös liiketoiminnan analytiikasta saadaan moniulotteisempaa ja tarkempaa, kun data saadaan suoraan liiketoimintaprosesseista.
Järjestelmän tulee olla helppokäyttöinen, ja pilvipohjaisuus lisää joustavuutta työskentelyssä, sillä tällöin järjestelmän tietojen tarkastelu ei ole paikkaan sidottu, vaan pääset niihin käsiksi mistä tahansa. Pilvipohjainen järjestelmä toimii kaikilla päätelaitteilla, jolloin sen käyttö myös mobiililaitteilla on vaivatonta.
Käyttöönottoprosessin on hyvä olla kattava, jotta kaikilla ohjelmiston käyttäjillä on riittävät tiedot ja taidot uuden järjestelmän käyttöön. ERP-järjestelmän toimittajaa tullaan tarvitsemaan myös järjestelmän käyttöönoton jälkeen esimerkiksi silloin, kun järjestelmän käytössä tarvitaan tukea tai järjestelmäympäristöä halutaan kehittää.
Hyödyt nopeasti käyttöön
Yhä useampi pk-yritys päätyy hankkimaan ERP-järjestelmän siinä vaiheessa, kun hallinnollinen taakka alkaa käydä ylivoimaiseksi ja kun huomataan, että resursseja käytetään liiketoiminnan prosesseihin liikaa. Lisäksi yrityksen raportointia tulisi kehittää. Mikä sitten olisi sopiva ERP-järjestelmä?
Redoflow-palvelukonseptissa yhdistyvät uuden ajan analytiikka ja pilvipohjainen Microsoft Dynamics 365 Business Central -toiminnanohjaus. Redoflown avulla saat Business Centralin tuomat hyödyt nopeasti käyttöösi, sillä esimerkiksi tilaus-toimitus-laskutusketju on käytettävissäsi jo kahden päivän päästä tilauksesta!
Business Centralilla on lähes 3 miljoonaa käyttäjää yli 150 maassa. Pilvipohjaisuus ja Microsoftin mobiilisovellukset tekevät järjestelmän käytöstä vaivatonta ja paikasta riippumatonta.
Redoflow Kasvutili taas mahdollistaa kustannustehokkaan käyttöönottoprojektin, sillä järjestelmän saat hankittua meiltä edullisella kuukausimaksulla – alkaen vain 171 eurolla kuukaudessa. Näin investointi maksaa itsensä nopeasti takaisin, eikä se rasita käyttöpääomaasi.