Lisää vapaa-aikaa, helpompi päätöksentekoprosessi ja parempi liiketoiminta? Tiedolla johtamisen blogisarjan ensimmäisessä osassa kerromme, miten tiedolla johtaminen hyödyttää yritystä.
Tiivistettynä tiedolla johtaminen tarkoittaa päätöksentekoa, joka perustuu yrityksen toiminnasta saatavaan tietoon. Liiketoiminnan kehittämisen kannalta tiedolla johtaminen on isossa roolissa, sillä faktatiedon pohjalta päätökset voidaan tehdä nopeammin, yksinkertaisemmin ja varmuudella siitä, että suunta on oikea. Avaamme tiedolla johtamisen periaatteita ja hyötyjä sekä sitä, kuinka tietoon perustuva johtaminen parantaa liiketoimintaa, helpottaa päätöksentekoa ja antaa yrittäjälle lisää vapaa-aikaa.
Helpompi päätöksenteko ja kehittyneempi liiketoiminta
Tietoon perustuvan johtamisen perusperiaatteena on, että päätökset tehdään aina ymmärtäen tilanteeseen vaikuttavat tekijät. Päätöksiä ei tehdä arvaillen tai tunteella, hapuillen kohti parempaa liiketoimintaa – tai pahimmassa tapauksessa siitä poispäin. Päätöksentekoprosessi yksinkertaistuu, sillä saatavilla olevan datan ansiosta pystytään osoittamaan ne tekijät, jotka täytyy ottaa huomioon päätöksenteossa. Näin myös päätöksenteon kannalta epäoleelliset seikat on helppo rajata ulkopuolelle.
Kattavan raportoinnin tarjoama data sisältää kaiken oleellisen tiedon yrityksen tämän hetkisestä tilasta ja näin toimii pohjana tiedolla johtamisen prosessissa. Datan avulla muodostetaan käsitys prosessien toimivuudesta, myyntitavoitteiden saavutettavuudesta, kirjanpidon ja laskutuksen reaaliaikaisuudesta sekä asiakasvuorovaikutuksen tasosta. Myös esimerkiksi toimitusketjua, varastonhallintaa sekä rahoitusta voidaan arvioida, mikäli liiketoiminnan luonne ja toimiala sitä vaativat.
Liiketoimintaa pystytään ennakoimaan paremmin
Tiedolla johtaminen ei ole ainoastaan menneiden tapahtumien tuottaman datan analysointia, vaan siinä keskitytään yhtä lailla myös tulevaisuuteen. Arvioimalla mennyttä voidaan muun muassa havaita toistuvat vaihtelut tuloksissa, hyvät ja huonot päätökset matkan varrella ja näin luoda ymmärrys siitä, mikä liiketoiminnan kannalta toimii parhaiten.
Ilmeneviin ongelmiin on mahdollista reagoida hyvissä ajoin, jolloin ongelmatilanteesta päästään eteenpäin suurella todennäköisyydellä pienemmin kustannuksin kuin tilanteessa, jossa ongelmat tulevat eteen ilman minkäänlaista ennakkovaroitusta.
Tiedolla johtamisen keskiössä on kattava ja reaaliaikainen tieto
Tiedolla johtamisen laatu riippuu pitkälti saatavilla olevan datan laadusta. Datan tulee olla kattavaa, tarkkaa ja reaaliaikaista, joidenka lisäksi sitä on myös tarkasteltava riittävän usein. Tiedolla johtamisen tulee olla siis jatkuva toimenpide. Vanhojen raporttien esiin kaivaminen ja uusien luominen kerran vuodessa vuosisuunnitelman luomisen yhteydessä ei riitä, vaan dataa täytyy tarkastella riittävän lyhyin väliajoin ja tehdä tarvittavat muutokset.
Reaaliaikaisen datan saatavuuden takaamisessa apuna toimii tarkoitukseen kehitetty raportointiohjelma, joka kerää tietoa useasta eri lähteestä. Tiedonkeruulähteitä voivat olla esimerkiksi erilaiset tietokannat, yrityksen intranet, tietokoneesi omat tiedostot ja pilvipalvelut sekä nettisivujen analytiikkaohjelmat. Tiedonkeruu manuaalisesti ja raporttien luominen kerätyistä tiedoista yksi kerrallaan on melkoisen raskas prosessi, joten suosittelemme työkalun hankkimista raportoinnin tueksi. Raportointiohjelman tuottama data on kaikkein rehellisintä dataa mitä yrityksen toiminnasta voi saada.
Prosessien digitalisoiminen mahdollistaa sen, että yrityksen johdolla on liiketoiminnasta mahdollisimman paljon dataa käytettävissä.
Sähköinen laskutus nopeuttaa laskutusprosessia, joka näkyy positiivisesti myös kassavirrassa. Sähköinen materiaalinhallinta puolestaan parantaa merkittävästi yrityksen asiakastietojen tietoturvallisuutta, tiedonhallintaa, ja samalla helpottaa dokumenttien organisointia vihreitä arvoja kunnioittaen. Pilvipohjainen järjestelmä on kustannustehokas ja sen käyttöönottoprosessi on huomattavasti kevyempi ja nopeampi verrattuna perinteisiin markkinoilla oleviin käyttöönottomalleihin.
Tehokkaampaa tekemistä, enemmän vapaa-aikaa
Päähämme on iskostunut mielikuva yrittäjästä, joka on aina töissä, ja joka kotona ollessaankin sortuu tekemään rästiin jääneitä työtehtäviä, erityisesti iltaisin ja viikonloppuisin. Päätöksenteko mututuntumalla kiristää pinnaa, nostaa stressitasoja ja vie yrittäjän yöunet. Tiedolla johtaminen mahdollistaa sen, ettei tilanteen tarvitse olla tämä.
Kun liiketoiminnan ongelmakohdat ja tärkeimmät kehityskohteet pystytään paikantamaan, voidaan yrityksessä keskittyä ainoastaan siihen mikä vaatii keskittymistä.
Turha hukkatekeminen karsiutuu pois ja aikaa säästyy muihin tärkeisiin työtehtäviin – tai perheelle ja vapaa-aikaan. Tietoon perustuva päätöksenteko on varmin tapa tehdä päätöksiä, joten yöunien menettämiselle ei ole jahkailun takia tarvetta.
Kun yrityksen data ja prosessien hallinta keskitetään yhteen sähköiseen, pilvipohjaiseen järjestelmään, työskentelystä tulee joustavampaa. Sähköisessä muodossa yhdestä paikasta löytyvän tiedon turvin työpisteen voi viedä minne tahansa eikä työnteko ole sidottuna ainoastaan omaan työpisteeseen firman toimistolla.
Blogisarjan seuraavassa osassa käsittelemme nykytila-analyysin käyttöä kassakriisin hallinnassa. Et voi mitata etenemistäsi, jos et tiedä mistä olet lähtenyt liikkeelle. Me Redocapilla olemme apunasi kaikissa tiedolla johtamiseen liittyvissä kysymyksissä, joten ethän epäröi olla yhteydessä.