Koronaviruksen heikentämä talous on ajanut monet yritykset ahdingon partaalle. Ennalta arvaamattomiin suuriin muutoksiin taloustilanteessa on vaikea varautua, sillä muutokset ilmenevät varoittamatta. Tilanne on mahdollista kääntää myös hyödyksi ja vahvistaa yrityksen toimintaedellytyksiä nykyistä kilpailukykyisemmäksi sekä vahvemmaksi kun akuutti vaihe kassakriisin osalta on ohi.
Yleisen taloustilanteen heikkeneminen yksittäisen yrityksen kohdalla voi johtaa kassavirran heikkenemiseen tai jopa pysähtymiseen, ja sitä kautta kassakriisiin. Kassakriisi uhkaa yrityksen tulevaisuutta ja siitä eteenpäin pääseminen vaatii huolellista tilanteeseen paneutumista sekä oikeiden toimenpiteiden kartoittamista ja käyttöönottoa.
Tässä tiedolla johtamisen blogisarjan toisessa osassa paneudumme kassakriisiin ja siihen, kuinka nykytila-analyysi toimii hyvänä lähtökohtana muutostyölle kassanhallinnassa sekä kassakriisin selättämisessä.
Kuinka toimia yrityksen ajautuessa kassakriisiin?
Kassavirta on kaikkein realistisin kuvaus yrityksen talouden tilasta. Kassakriisin kohdatessa on tärkeää varmistaa yrityksen kassavarojen riittävyys sekä likviditeetin eli maksuvalmiuden säilyminen sopeuttamalla yrityksen toiminta vallitsevaan tilanteeseen. Tavoitteena on liiketoiminnan saaminen takaisin hallintaan mahdollisimman alhaisin kustannuksin, joten liiketoimintaa koskevat päätökset tulee tehdä harkiten ja faktatietoon perustuen. Hätiköintiä ja arvailuun perustuvia päätöksiä on siis syytä välttää viimeiseen asti.
Paras tapa lähteä liikkeelle on tehdä yrityksen nykytilaa koskeva analyysi, jonka avulla hahmotetaan kokonaiskuva kriisin vaikutuksista liiketoimintaan sekä mallinnetaan yrityksen taloudellinen tilanne tällä hetkellä ja lähitulevaisuudessa.
Yrityksen tulot ja menot arvioidaan, jolloin pystytään tekemään ennuste tulevasta kassavirrasta. Kun tilanteen taloudellinen kuva ja siihen vaikuttavat tekijät on hahmotettu, määritetään tarpeelliset toimenpiteet tilanteesta selviytymiseksi. Erotellaan, millä toimilla saadaan välittömiä vaikutuksia ja mitkä toimenpiteet puolestaan auttavat keskipitkällä aikavälillä parantaen yrityksen kilpailukykyä sekä toimintaedellytyksiä. Toisin sanoen, nykytila-analyysin tarjoaman kokonaiskuvan pohjalta on helppo kartoittaa oikeat lääkkeet tilanteen välittömään korjaamiseen.
Nykytila-analyysi muutoksen perustana
Historia on hyvä tuntea, jotta voi rakentaa oikeat askeleet tulevaisuuteen. Siksipä nykytila-analyysi onkin erinomainen tapa ottaa ensimmäinen askel, kun suunnitellaan muutosta liiketoiminnassa tai halutaan varmistaa, että toiminnan suunta on oikea. Analyysi perustuu liiketoiminnan synnyttämään dataan. Nykytila-analyysin tarjoaman tiedon perusteella tehdään toimintaehdotus, joka toteutuessaan johtaa tehokkaampaan ja varmempaan liiketoimintaan vakaassakin taloustilanteessa toteutettuna. Äkillisen kriisitilanteen kohdatessa nykytilaa koskevan perusteellisen analyysin merkitys korostuu entisestään, sillä silloin vaaditaan nopeita, tietoon perustuvia toimia.
Nykytila-analyysin avulla paikannetaan myös ne liiketoiminnan toiminnot, joiden tehokkuudessa on muutosvaraa ja kartoitetaan prosessien automatisointimahdollisuudet esimerkiksi myynnin, toimitusketjun ja laskutuksen osalta. Myös käytössä olevien järjestelmien toimivuus ja yhteensopivuus kartoitetaan.
Millä toimenpiteillä kassa saadaan takaisin hallintaan?
1. Reaaliaikainen laskutus
- Huolehdi, että laskut lähetetään ajallaan. Laskutusinformaation jatkuva saatavuus yhdistettynä sähköiseen laskutukseen on nopein ja vaivattomin tapa laskuttaa.
2. Myyntisaamisten kotiuttaminen
- Tehokas ja automatisoitu reskontra nopeuttaa myyntisaatavien seurantaa.
3. Kustannusten minimoiminen
- Karsi kaikki välttämättömät kulut. Perusprosesseja voidaan automatisoida paljon, mikä vähentää välittömästi kustannuksia.
4. Henkilöstön resurssien kohdentaminen
- Perusprosessien automatisointi mahdollistaa resurssien kohdentamisen ja käytön tehokkaimmalla mahdollisella tavalla.
5. Rahoitus
- Toiminnan nykytilan selvitys niin talouden kuin toiminnan osalta antaa parhaan mahdollisen pohjan oikeanlaisen rahoituskokonaisuuden rakentamiselle.
Olemme mielellämme kumppaninanne tulevaisuuden askelten ottamisessa. Ota rohkeasti yhteyttä ja hyödynnä monipuolinen osaamisemme.
Blogisarjan ensimmäisessä osassa kerroimme, mitä on tiedolla johtaminen. Tutustu aiheeseen täällä.