Koronaviruksen seurauksena yhä useammassa työpaikassa on siirrytty etätyöskentelyyn. Myös Suomen hallitus linjaa, että koronaviruksen leviämisen hillitsemiseksi etätyötä on suosittava niissä työtehtävissä, joissa se on mahdollista.
Etätyön tarpeellisuus on tullut yrityksiin yllättäen, eikä tilanteeseen ole osattu varautua tai suunnitella tarkemmin etätyöskentelyn toteutusta käytännössä. Etäjohtamisen ja sisäisen viestinnän haasteet kulminoituvat, kun tiimi ei ole fyysisesti läsnä; työtehtävien delegoiminen, projektien eteenpäin vieminen ja tiimin kommunikointi täytyy digitalisoida, jotta homma toimii käytännössä. Poimi artikkelistamme parhaat tärpit etätyöskentelyn sujuvaan toteuttamiseen ja toimivien etätyövälineiden valintaan.
Tehokas viestintä on etätyön perusta
Työpaikalla kommunikointi ja tiedon jakaminen tapahtuu puoliksi huomaamatta; käytävä- ja kahvipöytäkeskusteluja käydään meneillään olevista projekteista ja työtehtävistä, työskentelyn lomassa vaihdetaan muutama sana vierustoverin kanssa ja esimies on fyysisesti läsnä, joten apu ja tuki on aina saatavilla. Etätyöskentelyssä asian laita on toinen ja ongelmia ilmenee, mikäli sisäiseen viestintään ei tietoisesti panosteta tai sitä varten ei ole olemassa tarvittavia välineitä. Toteutettaessa myös asiakastyö etänä, viestinnän merkitys nousee. Ihmisten välisestä viestinnästä yli 90 prosenttia on sanatonta, joten kun palavereissa ja asiakastapaamisissa ei ollakaan enää fyysisesti läsnä, on kommunikointiin todella syytä panostaa.
Tehokkaan viestinnän toteutuessa tiimin jäsenet tietävät mitä tehdä, pysyvät ajan tasalla projektien, työtehtävien ja tavoitteiden suhteen sekä saavat apua, kun sitä tarvitsevat. Yhteys asiakkaisiin säilyy ja asiakasprojektit etenevät suunnitellusti. Pelkkä sähköposti on reaaliaikaiseen viestintään liian hidas väline ja jatkuvat puhelinsoitot taas keskeyttävät flow-tilan sekä vievät liikaa aikaa.
Pilvipohjaisen työkalun avulla viestinnästä tulee sujuvaa ja tiimityöskentelystä tehokasta – paikasta riippumatta – sillä pilvipohjaiseen työkaluun pääsee käsiksi kaikilta päätelaitteilta.
Tiedostojen jakaminen onnistuu kätevästi keskustelussa tai jaettavien kansioiden avulla, organisaation sisällä tai sen ulkopuolella. Microsoft 365 -viestintätyökalut ovat turvallisia, täydentävät toinen toisiaan ja taipuvat viestinnän vaativimpiinkin tarpeisiin.
Pidä projektit aikataulussa ja kustannukset kurissa
Hyvin organisoidun projektinhallinnan merkitys korostuu entisestään etätöitä tehdessä. Etätyöskentelyn seurauksena tiimi on hajautettuna ja työntekijät erillä toisistaan, joten työtehtävät täytyy delegoida virtuaalisesti sekä pitää projektisuunnitelmat ja -aikataulut kaikkien nähtävillä.
Hyvin suunnitellulla projektilla on selkeät tavoitteet, joten suunnitteluvaiheessa ja lopputulosta arvioidessa on tärkeää tarkastella lukuja.
Joustava projektityökalu mahdollistaa budjettien kehittämisen ja muokkaamisen. Projektin edistymisen seuraaminen hoituu kustannuslaskenta- ja raportointiominaisuuksien avulla. Aikaraportit antavat selkeän kuvan resurssien käytöstä; koneiden ja laitteiden käyttötunneista sekä työntekijöidesi työtunneista.
Kattava projektinhallintatyökalu näyttää oikea-aikaiset tiedot projektisi nykytilasta, joten pysyt koko ajan kartalla projektin edistymisestä ja voit verrata edistymistä suunnitelmaan. Uutta projektia luodessasi sinun ei tarvitse aloittaa alusta asti, vaan voit käyttää aiempien projektien tietoja suunnittelun apuvälineenä.
Toiminnanohjausjärjestelmä on korvaamaton etätyöväline
Etätyöskentelyyn siirtyminen vaatii viestintään panostamista, tiedon organisointia uudenlaisella tavalla sekä projektinhallintaan ja kustannusten hallintaan keskittymistä. Äkkinäisessä etätyötä vaativassa tilanteessa haasteeksi voi nousta se, että työntekijöille pitäisi järjestää uusi virtuaalinen työympäristö, jossa kaikki osa-alueet toimivat hyvin yhteen. Työympäristöön pitää päästä käsiksi mistä tahansa, sillä nimensä mukaisesti etätyötä tehdään etätoimistoissa, usein työntekijän kotona.
Kokonaisvaltainen toiminnanohjauksen ja tiedonhallinnan ratkaisu on kätevin tapa täyttää etätyöskentelyn järjestelmävaatimukset samanaikaisesti. On tärkeää, että työntekijöillä on kaikki tieto projekteista ja asiakasprosesseista saatavilla yhdessä paikassa – huolimatta siitä, mistä käsin työskentely tapahtuu.
Täysin pilvipohjainen Microsoft Dynamics 365 Business Central on käytettävissä kaikilla päätelaitteilla sekä integroitavissa muiden Microsoft 365 -työkalujen kanssa. Business Central toimii kuin yrityksesi oma uutissivusto, joka näyttää tärkeimmät tiedot reaaliaikaisesti. Redoflow-palvelukonseptimme on nerokkain tapa ottaa käyttöön Business Central, sillä voit täydentää palvelua juuri niillä moduuleilla ja toiminnallisuuksilla, jotka ovat oleellisia yrityksesi toiminnan kannalta.
ERP-järjestelmän käyttöönotto mielletään hitaaksi, raskaaksi ja kalliiksi prosessiksi, mutta Redoflow-palvelukonseptin ansiosta Business Central on käytössäsi jo muutaman päivän päästä tilauksesta.
Olethan meihin yhteydessä, mikäli etätyöskentely ja järjestelmähankinta on yrityksessäsi ajankohtainen, niin kartoitetaan Redoflow-palvelukokonaisuudesta juuri sinun yrityksellesi hyödylliset ominaisuudet.